Você está preparado para o E-Social?

Por Daniele Marin S. Garcia*

A partir da criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e no início voltado para a área tributária, as empresas passaram a ter a obrigação de fornecer, de forma digital e unificada, todas as informações contábeis e fiscais que anteriormente eram objeto de diversos programas, livros e formulários apartados.

No princípio conhecido como EFD-Social, o agora chamado E-Social nada mais é do que um módulo do Sped, definido como a Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

A partir da implantação para as empresas em geral, terão acesso ao sistema a Secretaria da Receita Federal, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o INSS, a Caixa Econômica Federal, o Conselho Curador do FGTS e a Justiça do Trabalho, em especial no módulo relativo ao tratamento das reclamações trabalhistas.

Em 17 de julho de 2013, por meio do Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, foram disponibilizados os primeiros layouts do sistema. Pela ampla gama de informações requeridas e por sua complexidade, além da possibilidade de gerar reflexos negativos para as empresas, o sistema tem gerado inúmeras discussões, inclusive quanto à legalidade de suas exigências.

Ademais, há ainda informações de cunho subjetivo. Um exemplo é a aquisição de casa própria pelo empregado com o uso dos recursos do FGTS. Como a empresa não detém os dados e terá de obtê-los do trabalhador, isso pode ser entendido como invasão da privacidade.

Cumpre esclarecer que não tem base legal a indicação de riscos ergonômicos e mecânicos/acidentes dentre os riscos ambientais a que o empregado está exposto e que servirão para compor o seu PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário). Isso porque a legislação somente considera agentes nocivos os riscos químicos, físicos e biológicos previstos no Anexo IV do Decreto 3.048/99 – Regulamento da Previdência Social. Assim, é defensável dizer que as empresas não estão obrigadas a informá-los ao E-Social.

Também existe a previsão de emissão de CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) para trabalhador não empregado, o que não se sustenta legalmente.

Referente aos Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs), a Norma Regulamentadora nº 7 do MTE exige apenas a indicação no documento se o empregado se encontra apto ou inapto ao trabalho. Já os layouts disponibilizados pela Receita Federal trazem opções que não encontram embasamento na referida norma.

As empresas estarão obrigadas, ainda, a lançar todas as horas extras do empregado. Caso haja extrapolação habitual do limite legal de duas horas diárias, pode haver interpretação equivocada por parte da fiscalização – a de que os empregados estão sendo submetidos a jornadas exaustivas, o que, no conceito subjetivo do MTE, trata-se de condição degradante de trabalho e pode gerar inúmeras consequências negativas às companhias.

Contudo, haverá também a obrigatoriedade de se lançar todos os atestados médicos apresentados pelo empregado com previsão de afastamento do trabalho, ainda que por menos de um dia, o que vai gerar excessiva burocracia. Caso a folha de pagamento já tenha sido emitida, deverá ser refeita e reencaminhada.

Vale mencionar que o assunto é muito incipiente e gera dúvidas e discussões. Tanto que a Receita Federal está em vias de aumentar os prazos para a entrada em vigor do sistema conforme a modalidade em que as empresas se enquadram.

Assim, as empresas tributadas pelo lucro real devem se cadastrar a partir de abril de 2014; as MEI e os pequenos produtores rurais terão a implantação com recolhimento unificado no fim do primeiro semestre de 2014; e as empresas tributadas pelo lucro presumido e componentes do Simples devem se cadastrar a partir de setembro de 2014.

Tendo em vista que o acesso às informações prestadas será de conhecimento de diversas autoridades, os riscos de aplicação de multas administrativas, reclamações trabalhistas com pedido de indenização por dano moral em decorrência de doença profissional e outras tendem a aumentar.

As empresas, em primeiro lugar, devem zelar por um ambiente de trabalho saudável e seguro, aprimorando os procedimentos internos por meio de auditorias, a fim de atender integralmente à legislação trabalhista e normas regulamentadoras do MTE.

Não custa lembrar que as informações prestadas devem ser coerentes e embasadas em documentos que possam contribuir com a defesa da empresa, caso necessário.

Por fim, embora o módulo E-Social seja uma boa ferramenta para unificação das informações e eliminação de formulários de papel, as empresas devem estar atentas aos informes que serão nele inseridos. Elas também devem treinar e orientar o pessoal responsável pelo preenchimento a fim de evitar dados desencontrados, bem como riscos trabalhistas e de autuações, tanto por parte do MTE quanto do INSS e da Receita Federal.

* Daniele Marin S. Garcia é advogada do escritório Martins Macedo Advogados Associados

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