Em dia com a saúde financeira

Por meio de poucos e eficazes relatórios, as finanças da empresa podem ficar sob controle mesmo em tempos de economia desafiadora. Saiba como lidar com cada um deles para atravessar a crise com mais segurança

Assim como ocorre com os cuidados relativos à saúde pessoal, muitas vezes a prevenção de problemas financeiros na gestão das empresas acaba ficando em segundo plano e, quando se é acometido por algum “mal”, só restam as medidas curativas que, em alguns casos, podem ser drásticas. Para que desfechos trágicos sejam evitados, o controle feito por meio de relatórios demonstrativos contábeis e financeiros é essencial. “O paciente que quer melhorar sua performance com saúde procura um médico que lhe receitará novas rotinas (planejamento), cabendo a ele a realização das mesmas. Mas para verificar se tanto o planejamento como a execução estão adequados, periodicamente deverá ser feito o acompanhamento por meio de exames (controle). Da mesma forma, na empresa, devemos implementar a cultura do controle financeiro, pois somente assim teremos condições de saber se estamos no caminho certo”, compara Felix Theiss Júnior, professor da HSM Educação Executiva e especialista em finanças corporativas.

Geralmente, os empresários acreditam que essa é uma tarefa muito complexa. Na opinião de Theiss, isso acontece principalmente com aqueles que têm dificuldade para lidar com organização e disciplina, pré-requisitos básicos para a realização do registro adequado das informações e para transformar o controle financeiro em um processo, em uma rotina para os gestores. “Para quem está iniciando a implementação do controle financeiro em sua empresa, certamente muitos obstáculos surgirão. Mas quando se pratica e aprende a operação, ela se torna algo bastante simples. O custo-benefício de se implementar o controle financeiro na cultura organizacional é altamente compensador”, aconselha.

A não ser que o gestor tenha formação ou conhecimentos aprofundados nas áreas contábil, financeira e de controladoria, ele deverá contar com o auxílio de profissionais especializados. Theiss frisa, porém, a importância de todos os executivos da empresa entenderem esses relatórios. “Alguém da área de gestão de pessoas não precisa (nem deve) conhecer o método das partidas dobradas, mas deve compreender claramente quanto os processos de seleção e de treinamento de colaboradores impactam o Ebitda da organização”, exemplifica.

Por dentro

Segundo o especialista, há um leque bastante diversificado de ferramentas e relatórios utilizados para a realização de um adequado controle financeiro. Para ele, o primeiro passo para compreender esse universo é conhecer – e acompanhar – a Demonstração de Resultados (DRE), elaborada pelo contador, e o Fluxo de Caixa, providenciado pelo departamento financeiro.

Além desses dois relatórios, há ainda o Planejamento Orçamentário, o Balanço Patrimonial e o procedimento para determinação de Custeio e Precificação. A seguir, cada um deles é detalhado com algumas observações e exemplos voltados aos empresários que atuam com locação de equipamentos hidráulicos, da linha amarela, de ar comprimido e para a construção:

1) A Demonstração de Resultados (DRE) é um relatório contábil que apresenta as receitas, os custos e as despesas, bem como os resultados auferidos em um determinado período (mês, ano etc.). Os resultados que podem ser visualizados são: Resultado Bruto, Ebitda, Resultado antes do Resultado Financeiro e dos Tributos (ou Resultado Operacional), Resultado antes dos Tributos sobre o Lucro e Resultado Líquido.

Para Reginaldo Gonçalves, coordenador do curso de ciências contábeis da Faculdade Santa Marcelina, a DRE evidencia a eficiência que a empresa teve na gestão de seus ativos. “De forma mais simplificada, identifica o lucro ou prejuízo da companhia em determinado período. A apuração do lucro ou prejuízo independe de recebimento e pagamento, e isso é a grande confusão dos gestores. Se houve a venda de uma mercadoria a prazo, vai aparecer na DRE, porém isso não é evidenciado no caixa, somente aparecendo quando do seu recebimento”, esclarece.

Marcelo Correa, coordenador adjunto do curso de administração da Universidade Anhembi Morumbi, lista os itens que devem ser apontados na DRE:

●     A receita bruta das vendas e serviços, as deduções das vendas, os abatimentos e os impostos

●     A receita líquida das vendas e serviços, o custo das mercadorias e serviços vendidos e o lucro bruto

●     As despesas com as vendas, as despesas financeiras deduzidas das receitas, as despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais

●     O lucro ou prejuízo operacional, as outras receitas e as outras despesas

●     O resultado do exercício antes do Imposto sobre a Renda e a provisão para o imposto

●     As participações de debêntures, empregados, administradores e partes beneficiárias, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituições ou fundos de assistência ou previdência de empregados, que não se caracterizem como despesa

●     O lucro ou prejuízo líquido do exercício

2) O Fluxo de Caixa é um relatório financeiro que demonstra os recebimentos e os pagamentos, bem como os saldos de caixa num determinado período. É importante destacar que as contas da empresa não são pagas com o seu lucro, mas sim com o caixa gerado. Essa diferença entre lucro e caixa deve ser claramente entendida por todo e qualquer gestor.

Para evidenciar essa questão, o professor Theiss propõe um exemplo: “Vamos imaginar uma locadora de equipamentos hidráulicos que adquiriu 100 novos equipamentos, mas que locou somente 30 deles. Ou seja, ela tem uma ociosidade de 70% nesse investimento. Se essa ociosidade se mantiver por um período mais alongado, provavelmente ela enfrentará problemas no seu Fluxo de Caixa, mesmo que o contador apresente uma DRE com a última linha (Resultado Líquido) acima da média do setor”. Segundo ele, isso ocorre porque a DRE estará considerando os resultados tão somente do faturamento obtido com os 30 equipamentos locados. Já o Fluxo de Caixa revelará o problema decorrente do pagamento dos 100 equipamentos adquiridos (mesmo que financiados, terão que ser pagos) sem a contrapartida nos recebimentos.

Segundo Correa, da Anhembi Morumbi, o relatório de Fluxo de Caixa deve ser segmentado em três grandes áreas: atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento. Cada uma delas deve conter:

●     Operacionais – receitas e gastos decorrentes da industrialização, comercialização ou prestação de serviços da empresa. Essas atividades têm ligação com o capital circulante líquido da empresa

●     Investimento – gastos efetuados no Realizável a Longo Prazo, em Investimentos, no Imobilizado ou no Intangível, bem como as entradas por venda dos ativos registrados nos referidos subgrupos de contas

●     Financiamento – recursos obtidos do Passivo Não Circulante e do Patrimônio Líquido. Devem ser incluídos aqui os empréstimos e financiamentos de curto prazo. As saídas correspondem à amortização dessas dívidas, e também aos valores pagos aos acionistas a título de dividendos, distribuição de lucros

3) Theiss, da HSM Educação Executiva, explica que o Planejamento Orçamentário é um complemento ao Planejamento Estratégico da organização, que, a partir das metas definidas neste último, oferecerá aos gestores uma visão prospectiva da DRE, do Balanço Patrimonial e do Fluxo de Caixa. De acordo com Reginaldo Gonçalves, da Faculdade Santa Marcelina, no Planejamento Orçamentário são feitas as previsões de vendas, compras, gastos com funcionários e despesas necessárias para manter a empresa, como custos operacionais, tributos e lucro desejado. “Esse relatório pode ser produzido para um ano que é tratado como operacional. Mas poderá ser efetuado por mais tempo e vai levar em conta outras estratégias, como expansão e desenvolvimento de novas linhas de produtos ou serviços”, explica Gonçalves.

4) Correa, da Anhembi Morumbi, explica que o Balanço Patrimonial é constituído pelo Ativo, pelo Passivo e pelo Patrimônio Líquido. “O Passivo compreende as origens de recursos representados pelas obrigações para com terceiros resultantes de eventos ocorridos que exigirão Ativos para a sua liquidação. O Patrimônio Líquido compreende os recursos próprios da entidade, e seu valor é a diferença positiva entre o valor do Ativo e o valor do Passivo. Quando o valor do Passivo for maior que o valor do Ativo, o resultado é denominado Passivo a Descoberto”, detalha.

5) Os conceitos de Custeio e Precificação são usados para determinar o custo de um produto ou serviço, bem como o respectivo preço de venda, de tal forma a gerar o lucro necessário para remunerar o capital dos acionistas. “Uma locadora de equipamentos hidráulicos adquire tais produtos pagando-os com recursos próprios ou de terceiros e obtendo o retorno a partir da locação dos mesmos. Um custeio adequado leva em conta a vida útil do equipamento e a oferta de uma solução que atenda à real demanda do cliente, e não apenas à locação do mesmo. Desse modo, a precificação feita contribuirá de forma marcante para a maximização do retorno do investimento dos acionistas”, exemplifica o professor Theiss.

Segundo Gonçalves, da Faculdade Santa Marcelina, por meio desse relatório, elaborado de forma mensal, é possível comparar os custos e despesas de um mês para o outro e identificar distorções no aumento de determinados itens que fogem às regras normais, como despesas com funcionários. “Em um mês, houve gasto de R$ 50 mil e, no mês seguinte, R$ 60 mil. Isso poderia ser identificado em algumas situações como aumento em decorrência de dissídio coletivo, demissões acentuadas em determinado período e até erro de classificação”, observa. “Com a identificação dos Custos e Despesas, é possível que seja fixado o preço de vendas e locações, assim como a margem que cada produto ou serviço proporciona e que poderá cobrir os custos e despesas de determinado período.”

Gonçalves lembra ainda que é importante que se tenha um bom software que agrupe dados para atender às questões societárias, tributárias e de gestão empresarial. “Existem vários softwares integrados, como Totvs, SAP, entre outros. Alguns relatórios podem ser gerados com o auxílio deles, tais como Fluxo de Caixa, Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultado, Relatório de Margem de Contribuição, Relatório de Análise Econômico-Financeira, Relatório Orçamentário, entre outros”, completa. “Muitas vezes os empresários não conhecem a ferramenta ou não percebem que, estrategicamente, se bem elaborada, poderá levá-lo a tomar decisões com os pés no chão. A visão desses relatórios nas tomadas de decisão pode ser a grande diferença entre o lucro e o prejuízo”, finaliza.

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