Conversa franca

As empresas precisam aprender a lidar com a inadimplência para evitar que as perdas se tornem uma bola de neve

Em função da crise e de uma consequente redução nos rendimentos, há quem priorize o pagamento de alguns compromissos em detrimento de outros. No atual cenário econômico crítico há, porém, os que são considerados insolventes – incluindo-se aqui até mesmo golpistas e clientes mal-intencionados. Em todo caso, as empresas devem encontrar a melhor forma de cobrar e, principalmente, evitar que a falta de pagamento possa prejudicar seus negócios.

“Primeiro, é preciso separar o inadimplente do insolvente”, diferencia Alberto Borges Matias, professor do Instituto de Ensino e Pesquisa em Administração (Inepad) e doutor em finanças e marketing pela FEA/USP. Ele explica que, conceitualmente, a inadimplência é o atraso de pagamento de até 90 dias e a insolvência é o atraso de pagamento superior a 90 dias.

Umas das principais armas para minimizar os efeitos do popular “calote” é recorrer a ferramentas de apoio antes da elaboração e assinatura dos contratos. As fontes de informação velhas conhecidas dos empresários são importantes para verificações de praxe, como cadastros comerciais no Serasa, SCPC etc., além de referências bancárias.

“Outra dica é também verificar o histórico financeiro com sua empresa, se ultimamente foi registrado algum atraso nos pagamentos. Essa medida contribui para a mitigação do risco”, recomenda o administrador João Carrijo, professor do curso Avaliação de Desempenho e Planejamento Financeiro do Instituto de Pós-Graduação e Graduação (Ipog).

Ambos os especialistas acreditam que o acompanhamento dos índices de inadimplência dentro da empresa é fundamental para que ela mantenha o controle financeiro. Para Carrijo, a melhor forma de fazer isso é registrar todas as operações financeiras detalhadamente, de preferência em um software de gestão financeira, e verificar mensalmente o resultado da sua cobrança comparado a um índice específico. “Para montar a taxa de inadimplência da sua empresa, basta dividir o valor dos títulos não recebidos pelo valor de todas as contas (recebidas e não recebidas) de um determinado período. Com isso você consegue o percentual de inadimplência do período”, ensina.

Lançar mão de lembretes e mensagens também são boas alternativas para ajudar os clientes no controle das datas de vencimento. Carrijo acredita que a melhor forma seja enviar mensagens por e-mail de cinco a dois dias antes do vencimento da fatura. “O prazo para envio tem que ser bem próximo ao vencimento para que o cliente consiga ver antes da data, de tal forma que não acabe esquecendo da mensagem. Para quem tem uma grande quantidade de clientes, essas mensagens podem ser enviadas automaticamente pelo sistema de informática”, aconselha.

Já quando o título deixou de ser pago dentro do vencimento, a sugestão de Matias é fazer a cobrança. “E o lembrete deve ser feito de maneira educada, por exemplo: ‘Sabemos que você é nosso cliente antigo, confiamos em você, mas temos notado um atraso de pagamento etc.’. Assim o risco de perdê-lo é menor”, orienta.

Há especialistas que orientam a ligar para cobrar o cliente já no segundo dia do não pagamento da fatura, insistir no contato no décimo dia e, no décimo quinto, informar que o título será enviado para o cartório. Se nada surtir efeito, o título deve ser protestado. Entra em cena, então, o departamento jurídico.

Outro ponto importante é a criação de uma política de suspensão dos serviços em caso de inadimplência.

Chaves para evitar dores de cabeça

Clareza e planejamento são fundamentais para evitar prejuízos futuros. Os cuidados que antecedem a celebração de um contrato são os mesmos tanto para o locatário de pequeno porte quanto para o médio ou grande e incluem as verificações mencionadas anteriormente.

Além disso, é imprescindível certificar-se de para qual obra o equipamento será mobilizado e que papel exerce o locatário. No caso de um empreiteiro global de uma obra pública (Dnit, DER etc.) ou de uma sociedade de economia mista (Petrobras, Eletrobras etc.), é importante buscar informações sobre o andamento da obra: quando começou, qual é a previsão de entrega e o valor global da empreitada e quem é o engenheiro responsável perante o Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (Crea).

Antes de fechar o contrato, é importante questionar previamente quais são os critérios de medição, a forma e o prazo de pagamento, a existência de sistemas de integração de custos para acolhimento de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e, acima de tudo, a carga tributária.

Em relação à tributação, há leis que visam à redução de alguns encargos. Essas regras devem ser lidas e aplicadas ao contrato antes que ele seja fechado.

Como as obras estão sujeitas a inúmeros fatores que podem atrasar sua entrega, o contrato deve prever regras claras do valor a ser pago pelo tempo excedente, tratar da possibilidade de retirada dos equipamentos depois de certo tempo e também definir as penalidades que possam mitigar os efeitos sobre eventuais sanções e encargos em outros contratos.

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