No balanço das horas

A falta de tempo é a principal reclamação de nove entre dez empresários, mas com algumas mudanças de hábitos é possível otimizar o dia e dia para fazer do relógio um aliado

Houve um tempo em que encaixar todas as atividades cotidianas nas 24 horas do dia era relativamente simples. Hoje, com a pressão sobre os profissionais e as inúmeras ferramentas de conectividade que fazem com que todos estejam em estado de alerta em tempo integral, isso virou um verdadeiro desafio e fonte de estresse constante. Prova disso é a existência de um curso de extensão universitária voltado especialmente para esta nova “ciência”: a administração do tempo.

Docente responsável pelo curso, que é ministrado na Universidade São Judas de São Paulo (SP), no campus da Mooca, Milton Riitano é categórico: “Prioridade e importância são dois fatores completamente distintos. Muitas pessoas consideram o que é importante como prioritário, e isso normalmente traz erros na condução das tarefas do dia a dia”. CEO da Packaging & Resources Brasil e diretor executivo do Grupo Refferência, Riitano é especialista na qualidade de atendimento e em projetos para a solução de conflitos e para a motivação de pessoal.

Revista Apelmat/Selemat De modo geral, os profissionais veem o relógio como um aliado ou um inimigo? Por que isso acontece?

Milton Riitano O relógio é visto como aliado ou inimigo dependendo do grau de organização dos profissionais ou mesmo de uma dona de casa. Quando uma pessoa sabe exatamente o que, como e quando fazer, terá o relógio como parâmetro para suas atividades e não algo que o leva ao estresse ou até mesmo a angústias.

RAS Identificar as prioridades no cotidiano deve ser a primeira ação a ser feita? Quais outras ferramentas são importantes no gerenciamento do tempo?

MR Muito se fala sobre prioridades, mas há certa confusão entre considerar algo prioritário e algo importante. Prioridade e importância são dois fatores completamente distintos. Muitas pessoas consideram o que é importante como prioritário, e isso normalmente traz erros na condução das tarefas do dia a dia.

RAS Empresários que lidam com serviços ou venda de equipamentos costumam ter uma rotina cheia de visitas a obras e clientes. Como não ser prejudicado por esses constantes compromissos e deslocamentos?

MR O deslocamento faz parte da rotina desses profissionais, e isso deve estar no processo de organização do dia de trabalho. A locomoção não é o fator que cria barreiras, mas a falta de foco e objetividade entre as prioridades a serem feitas no escritório e na “rua” é que torna os resultados negativos.

RAS Qual a melhor forma de aprender a delegar tarefas e de aprender a dizer “não” a determinados pedidos?

MR Falar “não” é necessário para que se consiga manter o foco nas prioridades e no controle das atividades. Mas o “não” nunca deve vir sozinho; simplesmente dar a negativa é um tratamento perigoso e pode causar, às vezes, algum tipo de constrangimento. O “não” deve vir sempre acompanhado de uma explicação ou mesmo de uma solicitação de prazo ou indicação de alguém que possa atender aquele que necessita de algo.

RAS Como aproveitar o tempo de modo a buscar qualificação profissional e participar de treinamentos?

MR Tudo é uma questão de prioridades, organização e uma boa dose de força de vontade. Normalmente sempre encontramos tempo – e energia –  para fazer aquilo de que gostamos e que nos é importante.

RAS Em uma entrevista, você afirmou que “o autoconhecimento é fundamental para administrar melhor o tempo”. De que modo isso acontece?

MR Nenhuma ferramenta, por mais simples ou complexa que se queira utilizar, terá qualquer efeito se a pessoa não entender realmente os hábitos e atitudes que podem prejudicá-la. Por exemplo, há pessoas que colocam o relógio para despertar às 6 horas da manhã, mas ficam enrolando de dez em dez minutos para levantar e quando percebem já estão atrasadas. Há quem simplesmente abre a porta do guarda-roupa e espera que um santo salvador decida por ele qual roupa usar. Não há agenda ou qualquer outro tipo de controle que dê jeito nisso. A mudança de hábitos é a grande sacada.

RAS O que fazer para que o trabalho não comprometa as horas que devem ser dedicadas à vida pessoal?

MR Tempos atrás, não era necessário colocar nos planejamentos o tempo de lazer ou convívio familiar. Diante de tantas mudanças no perfil de trabalho e das novas tecnologias, que praticamente deixam os profissionais 24 horas “ligados” à empresa, calcular a agenda de trabalho juntamente com o lazer é de fundamental importância. Até porque, em algumas atividades, o planejamento pessoal (lazer aliado à qualidade de vida) é de interesse da empresa que se preocupa com a saúde dos seus profissionais.

RAS Como é estruturado o curso de gestão do tempo ministrado na Universidade São Judas?

MR O público-alvo é formado basicamente por profissionais que buscam melhor desempenho em suas atividades e principalmente uma melhor performance diante de todos os objetivos desejados. Mas também para aqueles estudantes que, diante de um mercado cada vez mais exigente, querem organizar seus estudos e conseguir realizar um maior número de atividades para terem êxito mais rapidamente e estarem “prontos” para novos desafios.

O curso conta, em sua grande parte, com cases e análises que podem levar a uma compreensão dos fatores que dificultam a eficácia e eficiência no trabalho ou nos estudos. São apresentadas ferramentas de controle e de planejamento do dia a dia e até mesmo um planejamento de vida para aqueles que desejam se organizar para alcançar objetivos a longo prazo.

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