Em tempos de incerteza, como reduzir despesas sem ferir a governança?

Por Rafael Santiago e Cristiano Venâncio*

O Brasil vive um cenário econômico incerto. Desde o primeiro ao terceiro setor, as preocupações são notórias em relação ao futuro. Fundamentalmente, tornam-se inevitáveis alinhamentos internos com foco em reposicionamentos institucionais associados ao bom desempenho dos gastos das organizações, uma vez que a demanda vem caindo e as projeções são cada vez mais pessimistas. Há quem diga que a crise gera oportunidades, onde concordamos integralmente, mas antes de se dar uma diretriz de buscar o aumento da demanda em uma organização, é mais prudente fazer o "dever de casa", focando nos processos em que temos maior autoridade.

Nestes momentos, diretrizes são instituídas sem o correto planejamento e entendimento sobre as ações desta natureza. Sem dúvida, todo processo de mudança traz impactos positivos e negativos logo, demandam de metodologia para serem executados a contento. Há que se observar os impactos financeiros positivos, mas se não houver método e análise científica, em um futuro breve, os resultados podem se inverter, onde os efeitos colaterais podem trazer sérios prejuízos a todos os stakeholders. Ponto este de atenção que merece um bom direcionamento visando minimizar impactos diretos em prol da equidade em governança.

Percebe-se claramente que as organizações devem ser pautadas pelo estabelecimento de uma estratégia que oriente os rumos e que, por sua vez, promova um alinhamento entre os níveis estratégico, tático e operacional. Deve ser estabelecida uma cultura organizacional acerca da necessidade de se medir para gerenciar, comunicando, envolvendo pessoas, estabelecendo parâmetros e fomentando as práticas de governança corporativa. Aliás, na medida em que as práticas de Governança são instituídas, as ações neste contexto precisam refletir positivamente sob a ótica de seus princípios básicos: a) transparência; b) equidade c) prestação de contas; e d) responsabilidade corporativa.

Toda organização deve se atentar a entender qual o foco de atuação, em quanto, como executar, quais os riscos e como medir o resultado da redução dos gastos. De acordo com outro importante princípio da Governança Corporativa, o de Responsabilidade Corporativa é necessário que estas decisões sejam avaliadas e seus resultados sejam sustentáveis, sem prejudicar a operação no curto, no médio e no longo prazo.

Uma solução comprovadamente de sucesso em empresas do mundo todo é o Gerenciamento Matricial de Despesas, que neste artigo, trataremos pela sigla de GMD. Esta solução foi desenvolvida a partir da metodologia do PDCA, bastante conhecida no meio gerencial e com inúmeros cases de sucesso no Brasil e no mundo, composto por 4 marco-etapas (Planejar, Executar, Checar e Agir). Sendo assim, o GMD vem para permitir a correta identificação de oportunidades através de uma gestão científica e não baseada em percepção ou intuição.

O GMD tem como objetivo a racionalização das despesas, impactando positivamente o resultado operacional das empresas, baseado em 4 pilares, sendo eles:

1. Desdobramento dos gastos, que são detalhados e analisados até o último nível de atividade, para definição das metas;

2. Controle cruzado, onde os indicadores de desempenho são controlados por 2 pessoas, uma vez que são definidas metas específicas por centro de custo e conta contábil;

3. Definição de metas, com definição dos resultados a serem alcançados a partir de análises parametrizadas dos gastos;

4. Acompanhamento sistemático, através de reuniões mensais onde compara-se o resultado alcançado com a meta proposta, definindo-se em seguida ações corretivas para os desvios.

Estes pilares com foco em redução dos gastos abrangem muito mais do que um simples movimento de melhoria de resultados, pois procura sistematicamente promover outro princípio básico da Governança Corporativa, a Prestação de Contas (Accountability).

Mais do que identificar oportunidades, definir metas, analisar causas, elaborar planos de ação e acompanhar sistematicamente os resultados, a solução do Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) também “exige” que os resultados sejam disponíveis a todos os envolvidos, abordando assim o 4º e último princípio da Governança Corporativa, a Transparência.

Sendo assim, avalia-se que o momento é oportuno para ações em prol da redução de custos e despesas para que as organizações se tornem mais enxutas e auto especializadas, se adaptando rapidamente ao atual momento econômico, porém se não nos atentarmos aos princípios da Governança Corporativa, impactos negativos podem surgir e trazer danos muito maiores do que se possa imaginar.

 

* Rafael Santiago é consultor sênior da RCA governança, especialista em controladoria e finanças, com mais de oito anos de experiência em soluções metodológicas com atuação em projetos de redução de custos e despesas para grandes organizações

* Cristiano Venâncio, consultor sênior da RCA governança, mestrando em governança e sustentabilidade, com mais de dez anos de experiência em soluções metodológicas em projetos de alta complexidade na iniciativa privada e setor público

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