10 passos para adequar à Lei Anticorrupção

Em vigor desde 29 de janeiro do ano de 2014, somente regulamentada na data de 18/03/2015, a Lei Anticorrupção afeta não apenas grandes corporações, mas todas as pequenas e médias empresas, em especial aquelas que têm ou pretendem ter relações comerciais com o setor público. De acordo com a nova lei e sua regulamentação, se um funcionário for pego em atos de corrupção, a empresa é punida mesmo sem a comprovação de que tinha conhecimento do que estava acontecendo. A punição prevê multa que pode chegar a até 20% do faturamento bruto do ano anterior, inclusão da empresa numa “lista negra” que a impede de firmar contratos e receber recursos financeiros de entidades públicas, suspensão e até encerramento de atividades, prisão dos envolvidos, entre outras Portanto, agora é hora de investir em prevenção.

“A Lei Anticorrupção prevê tratamento diferenciado entre empresas negligentes no combate à corrupção e as que se esforçam para evitar e coibir ilícitos. Empresas que possuem políticas internas de auditoria, aplicação de códigos de ética e conduta e incentivos a denúncias de irregularidades poderão ter as penas atenuadas, tendo certo que a lei importou do Direito Norte Americano o conceito de compliance, procedimento implantado para satisfazer o cumprimento das normas e regulamentos de determinada jurisdição ou setor, que pode ser definido como o ato de cumprir, de estar em conformidade e executar regulamentos internos e externos, impostos às atividades da instituição, buscando mitigar o risco atrelado à reputação e ao regulatório/legal”, explica Murillo Onesti, do escritório Rodrigues Onesti & Lima Neto Advogados.

O decreto 8.420, de 18 de março de 2015, se propõe a solucionar muitas das questões e impasses inaugurados pela lei Anticorrupção, ainda que vários ainda persistam. O decreto é bastante extenso e regulamenta os principais institutos estabelecidos na lei.

Corroborando com o presente tema, em especial apresentado aos pequenos e médios empresários, segundo o decreto, o programa de integridade (artigo 41 e seguintes) deve observar as características e riscos das atividades que a entidade desenvolve, garantindo-se seu constante aprimoramento e adaptação.

O decreto prescreve parâmetros de avaliação da efetividade dos programas, incluindo, entre outros, o comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, a análise periódica de riscos, a confiabilidade dos registros contábeis, e ainda procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos em processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público. A efetividade do programa de integridade depende ainda das características da própria pessoa jurídica, tais como a quantidade de funcionários, empregados e colaboradores, da complexidade da hierarquia interna, da utilização de agentes intermediários como consultores ou representantes comerciais e do setor e país em que atua.

Ou seja, o programa de integridade trazido pelo referido decreto regulamentador, já é um tema bem desenvolvido e planejado especialmente para as pequenas e médias empresas brasileiras.

10 Passos para de adequar à Lei Anticorrupção

1. Criação de uma política eficaz de combate à corrupção ­

A responsabilidade da empresa em garantir a correta compreensão do conceito de corrupção e os riscos e sanções que sua prática envolvem é a função primordial na adoção de políticas de combate à corrupção. Conscientizar seus colaboradores da necessidade de condução dos trabalhos sem que haja o envolvimento inadvertido em atividades ilegais, afinal, violação de leis, já que a nova lei poderá penalizado individualmente com multas, prisões, etc. Além do mais, a implantação e aplicação de tal pratica pode ser considerada um fator de atenuação da responsabilidade da empresa.

2. Formulação, aplicação e divulgação do planejamento estratégico da empresa

De simples elaboração, esta ferramenta é bastante útil e deve ser compartilhada entre todos os funcionários, mesmo aqueles que não têm contato direto com autoridades públicas, pois auxilia na formação e manutenção da cultura da empresa.

3. Adoção e criação de manuais de conduta e códigos de ética

A empresa deve criar o seu próprio código, de acordo com a sua realidade. “Não se deve utilizar modelos aplicados em outras companhias, pois isso não funciona e ainda pode causar problemas”, adverte o advogado, José de Souza Lima Neto.

4. Realização de atualizações, treinamentos e cursos

Não basta criar as regras, é preciso disseminá-las e reforçá-las periodicamente.

5.  Criação de um canal de comunicação aberto com os colaboradores

Para Onesti, esta é uma das principais ferramentas a serem implantadas nas empresas. “É preciso que haja esta abertura para que se possa apurar os fatos e atuar rapidamente, evitando problemas jurídicos.”

6. Adoção de práticas contábeis de acordo com a legislação

A precisão dos diários, livros, registros e contas é fundamental a todas as transações/despesas (nacionais e estrangeiras) das empresas. Pagamentos incomuns, contas “sem registro”, faturas ou notas inexistentes devem ser abolidas, bem como supressão de livros e registros. A fórmula é simples. Um terceiro, alheio à empresa, entenderia a operação, como foi feita, as partes envolvidas, os beneficiárias e sua razão? Transparência e documento.

7. Acompanhamento periódico da legislação, inclusive regulamentadoras da atividade

Para os advogados, é fundamental acompanhar as constantes mudanças legislativas, pois muitas vezes as novas regras não são devidamente divulgadas e a empresa pode ter uma conduta indevida sem ter conhecimento.

8. Realização periódica de auditorias

Procedimentos internos de auditoria podem dar início à ações investigativas e fiscalizatórias, com o fim de averiguar se os procedimentos adotados e a legislação estão sendo aplicados corretamente. Auditorias periódicas, internas e externas, são importantes ferramentas de controle e gestão de riscos, aplicando transparência e eficácia na condução dos negócios da empresa. As auditorias, aliadas à sólidos programas de Compliance formam mecanismos diligentes de atendimento à nova legislação, podendo oferecer a segurança necessária diante de uma eventual fraude ou processo administrativo ou judicial.

9. Apoio e orientação de um departamento jurídico (interno ou terceirizado)

Braço fundamental, atuando em vários seguimentos da empresa, o departamento juridico contribui para a eficácia de suas transações. Orientando e apoiando o compiance e a auditoria, torna-se uma ferramenta imprescindivel na aplicação, atualização e desenvolvimento das politicas de combate à corrupção.

10. Rigidez e eficácia no manuseio e guarda de documentos e informações

O acordo celebrado com órgão ou entidade publica, que visa a cooperação da empresa que colabore efetivamente com as investigações é previsto na legislação em comento, denominado acordo de leniência. O objetivo do acordo é a identificação de outros envolvidos, obtenção rápida de documentos, informações, etc. A possibilidade de celebrar o acordo, em conjunto com a necessidade de transparecia nas relações e ainda a responsabilidade individual e/ou da pessoa jurídica, demandam uma grande necessidade na guarda e manutenção de documentos, informações, registros de atividades, etc. Com a era digital esse cuidado se torna ainda mais importante.

Dentre outros instrumentos necessários que o Decreto nº 8.420/2015 traz, as empresas de médio e pequeno porte também devem: adotar estrutura de governança com compromisso claro da alta administração; realizar auditorias e monitoramentos contínuos; executar reuniões periódicas para revisar pontos levantados pelas auditorias interna e externa; realizar treinamentos de funcionários de área de risco; estabelecer rotinas de atualização e de acompanhamento contínuo do pessoal com relacionamento direto com o governo; implementar medidas mais incisivas de análises nas contratações de pessoal; definir as sanções para os casos de desvio de conduta; e, avaliar a eficiência e revisar periodicamente a política adotada, propondo melhorias.

Para empresas que não tem estrutura ou condições de criar ou gerir um compliance próprio (programa de integridade), há a possibilidade de adequação à lei através de sua terceirização, contratando escritórios especializados que possam suprir essa lacuna, os quais serão responsáveis pela implementação de uma política de combate à corrupção em sua empresa. Ainda mais, por força do próprio § 3º, do art. 42 do Decreto nº 8.420/2015, que dispensa as microempesas e empresas de pequeno pote das formalidades dos parâmetros previstos neste artigo, não se exigindo, especificamente, os incisos III, V, IX, X, XIII, XIV e XV do caput.

 

Fonte: Rodrigues Onesti & Lima Neto Advogados

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